Lavorare a distanza da uno spazio coliving può essere sia gratificante che impegnativo. Per aiutarvi a rimanere produttivi, ecco 7 consigli praticabili:
- Impostare lo spazio di lavoro: Dedicate un'area specifica al lavoro con mobili ergonomici, una buona illuminazione e cuffie a cancellazione di rumore per ridurre al minimo le distrazioni.
- Seguire un programma giornaliero: Utilizzate il blocco del tempo o le routine per creare una struttura e mantenere la concentrazione durante la giornata.
- Utilizzare metodi di gestione del tempo: tecniche come la Tecnica del Pomodoro o la Matrice di Eisenhower possono aumentare l'efficienza e ridurre il burnout.
- Ridurre le interruzioni: Gestire le distrazioni stabilendo dei limiti con i coinquilini, utilizzando segnali "non disturbare" e limitando le notifiche.
- Connettetevi con la vostra comunità: Partecipate a sessioni di lavoro di gruppo, a eventi di condivisione delle competenze o ad attività di networking per rimanere motivati e costruire relazioni.
- Tenere separati lavoro e vita privata: Definite orari di lavoro chiari, create uno spazio di lavoro dedicato e date la priorità al tempo personale per mantenere l'equilibrio.
- Scegliere gli strumenti giusti: Utilizzate applicazioni come Trello, Slack o Notion per la gestione delle attività e la collaborazione, e assicuratevi che i vostri strumenti siano sicuri per le reti condivise.
Quick Overview:
| Tip |
Chiave di fuoco |
| Impostare lo spazio di lavoro |
Ergonomia, illuminazione e distrazioni minime |
| Seguire il programma |
Struttura e routine per una migliore concentrazione |
| Gestione del tempo |
Pomodoro, time-blocking, prioritizzazione |
| Gestire le interruzioni |
Confini, controllo del rumore, messa a fuoco digitale |
| Connessione con la comunità |
Collaborazione, condivisione di competenze, rete |
| Equilibrio vita-lavoro |
Limiti chiari, tempo libero personale |
| Strumenti giusti |
Gestione delle attività, app di collaborazione sicure |
Questi consigli vi aiutano a rimanere produttivi godendo dei vantaggi del coliving. Per ulteriori dettagli, leggete la guida completa!
1. Organizza il tuo spazio di lavoro
Scegliete un luogo specifico, che sia un angolo accogliente, una scrivania in camera o uno spazio di lavoro condiviso, da utilizzare come ufficio. Questo vi aiuta a passare mentalmente alla modalità di lavoro e a rimanere concentrati.
Sfruttate al massimo la luce naturale e aggiungete un'illuminazione artificiale intelligente per un ambiente confortevole. La progettista dell'illuminazione Patricia Rizzo suggerisce di utilizzare opzioni come l'illuminazione a incasso, le applique o una torchiera per ridurre al minimo l'affaticamento degli occhi e mantenere un'illuminazione stabile.
Ecco una guida rapida all'attrezzatura essenziale per lo spazio di lavoro:
| Articolo |
Scopo |
Considerazione chiave |
| Sedia ergonomica |
Promuove una buona postura |
Altezza e supporto lombare regolabili |
| Scrivania/Tavolo |
Superficie di lavoro |
Altezza adeguata per una digitazione confortevole |
| Illuminazione per le attività |
Illuminazione mirata |
Posizione per evitare l'abbagliamento dello schermo |
| Protettore di sovratensione |
Protegge i dispositivi |
Proteggono dalle sovracorrenti |
| Cuffie a cancellazione di rumore |
Riduce le distrazioni |
Grande per gli spazi condivisi |
"Avere uno spazio dedicato aiuta a condizionare la mente per la produttività e riduce al minimo le distrazioni", afferma il Team Palma Coliving. Questo è particolarmente utile in ambienti condivisi dove le interruzioni sono frequenti.
Tenete a portata di mano un dongle WiFi portatile per evitare problemi di connessione a Internet durante riunioni o scadenze critiche. Inoltre, uno spazio di lavoro pulito e ordinato, sia fisicamente che digitalmente, può fare miracoli per la vostra concentrazione. È un piccolo passo che pone le basi per una migliore produttività.
2. Seguire un programma giornaliero
Avere un programma giornaliero è essenziale per i lavoratori remoti in spazi abitativi. Aiuta a creare una struttura e garantisce la produttività negli ambienti condivisi. Le ricerche dimostrano che il 92% dei top performer si attiene a una routine mattutina e che l'utilizzo di tecniche di blocco del tempo può aumentare la produttività del 30%.
Iniziate identificando i momenti di maggiore produttività. L'esperta di lavoro a distanza Elisabeth K. condivide la sua esperienza:
"Nel corso degli anni, ho lavorato da uffici a casa, spazi di coworking, comunità di coliving, caffè e persino sale d'attesa degli aeroporti - e ho imparato che il successo deriva dall'equilibrio tra preparazione, struttura e flessibilità." - Elisabeth K., Remote Worker
Ecco un esempio di programma giornaliero strutturato per guidare la vostra giornata:
| Blocco di tempo |
Attività |
Scopo |
| 7:00 AM - 9:00 AM |
Routine mattutina e preparazione |
Stabilire le intenzioni per la giornata, rivedere i compiti |
|
| 9:00 - 11:30 |
Sessione di lavoro approfondito |
Focalizzarsi sui compiti ad alta priorità |
| 11:30 - 12:00 |
Prima pausa |
Ricarica e reset |
| 12:00 PM - 1:00 PM |
Pranzo e tempo sociale |
Collegamento con la tua comunità di vita |
| 1:00 PM - 4:00 PM |
Lavoro mirato & riunioni |
Gestire compiti di collaborazione o di gruppo |
| 4:00 PM - 4:30 PM |
Pausa di pianificazione |
Rivedere i progressi e prepararsi per domani |
| 4:30 PM - 6:00 PM |
Concludere il lavoro |
Completare i compiti rimanenti |
Pro tip: Utilizzate strumenti come Notion per tenere traccia di compiti e obiettivi. Gli studi dimostrano che scrivere gli obiettivi rende il 42% in più di probabilità di raggiungerli.
La scrittrice Sarah Aboulhosn sottolinea l'importanza dell'autogestione:
"Quando si lavora da soli, o con un team distribuito, e si è responsabili della gestione del proprio tempo, ci vuole molta pianificazione intenzionale, disciplina e autoconsapevolezza - per non parlare di errori e fallimenti - per identificare quali abitudini ci rendono efficienti e quali ci frenano."
Non dimenticate di programmare pause regolari. Secondo una ricerca, anche una pausa di lettura di sei minuti può ridurre lo stress del 68%. Condividere il vostro programma con la vostra comunità di coliving può anche aiutarli a rispettare i vostri orari di lavoro e a ridurre le interruzioni.
Consigli chiave per una programmazione efficace:
- Pianificate i vostri compiti per il giorno successivo prima di concludere il lavoro.
- Raggruppa compiti simili per evitare di perdere tempo passando da un'attività all'altra.
- Tenere le interazioni sociali separate dai periodi di lavoro più intensi.
- Stabilite confini chiari per le ore di lavoro.
- Consentire una certa flessibilità per gli eventi della comunità o per i cambiamenti inattesi.
3. Utilizzare metodi di gestione del tempo
Avere un programma strutturato è un ottimo inizio, ma una gestione efficace del tempo fa un ulteriore passo avanti, aiutando a evitare il burnout negli ambienti di vita. Con il 52% dei dipendenti che dichiarano di soffrire di burnout, l'utilizzo di metodi che migliorano la produttività e riducono lo stress è fondamentale.
Uno degli approcci più diffusi è la Tecnica del Pomodoro, che suddivide il lavoro in intervalli concentrati di 25 minuti, seguiti da brevi pause. Oltre 2 milioni di persone utilizzano questo metodo, e per una buona ragione.
"Il Pomodoro aiuta i lavoratori remoti a rimanere in carreggiata, a evitare il multitasking e a mantenere un ritmo di lavoro sostenibile, che porta a una maggiore qualità del lavoro e a una riduzione dello stress."
Ecco tre metodi di gestione del tempo che funzionano bene negli spazi di coliving:
| Metodo |
Migliore per |
Beneficio chiave |
| Tecnica Pomodoro |
Lavoro di concentrazione profonda |
Combina la concentrazione con pause regolari per evitare il burnout |
| Blocco del tempo |
Progetti complessi |
Organizza la tua giornata e fissa chiari confini |
| Matrice di Eisenhower |
Stabilisce le priorità dei compiti |
Aiuta a ordinare i compiti in base all'urgenza e all'importanza | .
Per far funzionare questi metodi in una configurazione di coliving, provate le seguenti strategie:
- Utilizzare applicazioni per tenere traccia del tempo necessario per svolgere i compiti.
- Raggruppa compiti simili per ridurre le distrazioni.
- Programmare le riunioni entro blocchi di tempo specifici.
- Mettere da parte del tempo tranquillo per concentrarsi sul lavoro.
- Fare delle pause in aree condivise per restare in contatto con gli altri.
Un lavoratore a distanza ha condiviso il suo successo con una routine mattutina coerente, che include esercizio fisico e meditazione, per impostare il tono per una giornata produttiva.
E ricordate, la flessibilità è importante. Come spiega Sara Meier:
"Una lezione che continuo a imparare dal mio fantastico team è quella di appoggiarsi l'uno all'altro e di chiedere aiuto quando ne ho bisogno... Grazie al sostegno del mio team, sono diventata più brava a chiedere aiuto e a delegare i compiti quando sento che il mio carico di lavoro sta diventando eccessivo. Questa è stata una lezione importante per me, sia nella vita professionale che in quella personale.
4. Ridurre le interruzioni
Una volta ottimizzato il vostro spazio di lavoro e i vostri orari, il passo successivo è affrontare le interruzioni.
Vivere in uno spazio abitativo può rendere difficile rimanere concentrati, quindi la gestione delle distrazioni è fondamentale. Iniziate identificando ciò che disturba il vostro flusso di lavoro. Ecco alcune interruzioni comuni e i modi per gestirle:
| Tipo di interruzione |
Livello di impatto |
Soluzione suggerita |
| Interazioni sociali |
Alto |
Utilizzare segnali "non disturbare" e pianificare tempi sociali specifici | .
| Disturbi da rumore |
Medio |
Provate delle cuffie a cancellazione di rumore o spostatevi in aree più tranquille | .
| Notifiche digitali |
Alto |
Utilizzare app blocker e controllare le notifiche a orari prestabiliti |
Queste strategie possono aiutarvi a rimanere in carreggiata e a mantenere alta la concentrazione.
Stabilisci dei limiti con i coinquilini
Una comunicazione chiara è essenziale. Come spiega Reka Vagasi:
"Alla fine della giornata, lo scopo principale di qualsiasi spazio di coworking è quello di fornire un luogo dove concentrarsi e portare a termine il lavoro, quindi quando arriva il momento cruciale, è importante trovare il modo di ridurre al minimo qualsiasi cosa vi faccia deragliare."
Gestire le distrazioni digitali
Prendete il controllo del vostro ambiente digitale. Limitate le notifiche, usate le app per bloccare le distrazioni e programmate orari specifici per controllare i messaggi o le e-mail.
Spazi ordinati e silenziosi
Uno spazio di lavoro pulito può evitare che piccoli fastidi si trasformino in grandi distrazioni. Se possibile, utilizzate aree silenziose designate per rimanere in zona.
Comunicazione collaborativa
Lavorate con i vostri coinquilini per creare un sistema che rispetti le esigenze di tutti. Condividete i vostri impegni su un calendario comune e utilizzate segnali visivi come cuffie o cartelli per segnalare quando siete in modalità lavoro. Questo approccio bilancia la produttività con l'atmosfera di comunità condivisa degli spazi abitativi.
Impegnarsi con la propria comunità di coliving può aiutare a rimanere produttivi mentre si lavora da remoto. La collaborazione può arricchire il vostro lavoro, a patto che manteniate chiari i vostri confini.
Partecipare a sessioni di lavoro di gruppo
Partecipate a sessioni di lavoro mirate con altri lavoratori a distanza per rimanere responsabili e produttivi. Molti spazi coliving offrono aree di lavoro di gruppo dotate di Internet ad alta velocità e postazioni di lavoro ergonomiche.
Cogliere le opportunità di condivisione delle competenze
La vostra comunità è probabilmente piena di persone con competenze ed esperienze diverse. Approfittatene organizzando o partecipando ad attività come:
| Tipo di interazione |
Beneficio |
Come fare |
| Sessioni di condivisione delle competenze |
Apprendere nuovi strumenti e metodi |
Pianificare eventi periodici di condivisione delle conoscenze |
| Revisioni tra pari |
Ricevere feedback costruttivi |
Organizzare incontri periodici di revisione del progetto |
| Partner di responsabilità |
Rimanere in linea con gli obiettivi |
Associati a qualcuno in un campo simile |
Usare saggiamente gli spazi di lavoro comuni
Riservate gli spazi di lavoro condivisi durante le ore designate per la concentrazione profonda per incoraggiare un ambiente produttivo per tutti.
Scegliere il giusto spazio Coliving
Piattaforme come Coliving.com possono aiutarvi a trovare spazi su misura per i lavoratori a distanza. Cercate luoghi che combinino eventi professionali con ambienti tranquilli e adatti al lavoro.
Espandi la tua rete professionale
Le comunità di co-living ospitano spesso eventi di networking, workshop e sessioni di costruzione di competenze. Questi possono portare a nuove collaborazioni, opportunità di lavoro o approfondimenti del settore che vanno oltre il vostro lavoro immediato.
6. Tenere separati lavoro e vita
Creare una netta separazione tra lavoro e vita privata è fondamentale per rimanere produttivi e mantenere la salute mentale. Stabilendo dei confini precisi, potete proteggere i vostri tempi morti e rimanere concentrati durante le ore di lavoro.
Impostare uno spazio di lavoro dedicato
Scegliete un'area specifica per il lavoro, separata da quella in cui vi rilassate. Anche se si tratta solo di una scrivania in un angolo, avere uno spazio di lavoro definito segnala al cervello quando è il momento di concentrarsi e quando è il momento di rilassarsi.
Controllare le distrazioni digitali
Disattivate le notifiche di lavoro dopo l'orario di lavoro e, se possibile, utilizzate dispositivi o account separati per il lavoro e per l'uso personale. In questo modo si evita la tentazione di controllare le e-mail o i messaggi quando ci si dovrebbe rilassare.
Ecco un esempio di come potete strutturare la vostra giornata per rafforzare questi confini:
| Periodo di tempo |
Attività lavorative |
Attività personali |
| Mattina (8.00-12.00) |
Compiti individuali e mirati |
Pause brevi, esercizio fisico leggero |
| Pomeriggio (13.00 - 17.00) |
Riunioni di gruppo, collaborazione |
Chat sociali durante le pause |
| Sera (dopo le 17) |
Solo compiti di lavoro urgenti |
Hobby, tempo per la famiglia |
| Fine settimana |
Nessun lavoro |
Tempo libero |
Concludere la giornata lavorativa
Concludete la giornata lavorativa con un semplice rituale, come organizzare la scrivania, annotare i compiti per il giorno successivo o fare una breve passeggiata. Queste piccole azioni possono aiutarvi a passare mentalmente dalla modalità lavorativa a quella personale.
Privilegiate la cura di voi stessi
Fate pause regolari per rinfrescarvi fisicamente e mentalmente. Che si tratti di stretching, di un allenamento veloce o di uscire a prendere aria fresca, questi momenti possono ricaricarvi e mantenervi pieni di energia.
Comunicare i propri limiti
Comunicate a colleghi e coinquilini i vostri orari di lavoro. Utilizzate strumenti come gli indicatori di stato o i cartelli "Non disturbare" per proteggere il vostro tempo personale. L'equilibrio è fondamentale: programmate le attività lavorative e quelle personali con lo stesso livello di importanza per assicurarvi di avere tempo per gli hobby, il relax e il contatto con gli altri.
7. Scegliere gli strumenti di lavoro giusti
Quando si lavora in un ambiente condiviso, avere gli strumenti digitali giusti può fare la differenza. Cercate strumenti che funzionino bene con il Wi-Fi condiviso e che siano in linea con il modo di lavorare del vostro team.
Categorie di strumenti consigliati
| Tipo di utensile |
Opzioni consigliate |
Benefici evidenziati |
| Gestione dei compiti |
Trello |
Migliora la comunicazione di squadra del 74% |
| Comunicazione di gruppo |
Slack |
Aumenta la produttività del 47% |
| Gestione dei progetti |
Asana |
Collega le attività agli obiettivi, ottimizza i flussi di lavoro e traccia i progressi | .
| Spazio di lavoro |
Nozione |
Una soluzione personalizzabile e completa | .
| Organizzazione dei dati |
Accettabile |
Offre funzionalità di database flessibili |
Questi strumenti gettano le basi per uno spazio di lavoro coliving produttivo e collaborativo.
Per le reti Wi-Fi condivise, date priorità alle app con funzionalità offline e requisiti di larghezza di banda ridotti. In questo modo si garantisce una prestazione fluida anche durante i picchi di utilizzo. Anche gli strumenti basati sul cloud sono un'ottima scelta: consentono di accedere al lavoro su qualsiasi dispositivo mantenendo i dati al sicuro.
Strumenti come Slack si integrano con oltre 2.600 app, aiutandovi a ridurre il passaggio da una piattaforma all'altra e a migliorare il lavoro di squadra. Per esempio, il 90% degli utenti di Slack dichiara di sentirsi più connesso, mentre l'87% afferma che migliora la collaborazione.
Le funzioni di automazione possono far risparmiare tempo gestendo attività ripetitive. Ad esempio, gli utenti di Slack riferiscono di aver risparmiato il 35% del loro tempo grazie agli strumenti di automazione. Questo tempo in più può essere una svolta quando ci si destreggia tra il lavoro e la vita comunitaria.
Sulle reti condivise, la sicurezza è fondamentale. Scegliete strumenti con funzioni come l'autenticazione a due fattori e la trasmissione crittografata dei dati per mantenere le vostre informazioni al sicuro.
La convivenza presenta un mix di opportunità e ostacoli per chi lavora da remoto. Per trarne il massimo vantaggio, è bene concentrarsi sulla creazione di uno spazio di lavoro produttivo, sul rispetto degli orari e sull'utilizzo degli strumenti giusti.
Le statistiche mostrano che quasi il 50% degli affittuari desidera uno spazio di lavoro nelle vicinanze e il 90% dà la priorità all'accesso al WiFi della comunità. Questi numeri sottolineano la crescente necessità di spazi che soddisfino i requisiti digitali e fisici del lavoro a distanza.
Amr A. condivide un punto di vista importante:
Per rimanere produttivi, è fondamentale separare le zone di lavoro da quelle di relax. Il successo di un'attività lavorativa dipende spesso dal mantenimento di uno stile di vita che supporti sia lo sviluppo della carriera che le connessioni sociali significative.
