Como organizar a empresa para uma melhor comunicação com colegas de equipa e clientes.
A comunicação é tudo. Perder informações importantes pode custar-lhe muito dinheiro, direta ou indiretamente, por vezes sem o saber.
Operar um espaço de coliving sozinho facilita a comunicação interna entre si e os hóspedes, mas quando aumenta a força de trabalho para dois ou mais, torna as coisas um pouco mais complicadas, principalmente se essas pessoas estiverem localizadas em fusos horários diferentes.
A comunicação com o mundo exterior pode ser complicada - as pessoas saem das empresas sem avisar da sua substituição, os e-mails são automaticamente empurrados para a pasta de spam ou talvez o seu filho esteja a apagar as suas mensagens por diversão. O que acontece quando as pessoas da sua empresa adoecem inesperadamente, perdem a concentração ou estão de férias? Talvez eles percam o telefone ou se demitam inesperadamente, e você não consegue acessar os e-mails de trabalho deles?
10 maneiras de minimizar a chance de perda de informações.
- Opere usando endereços de e-mail descritivos, como bookings@company.com, sales@, marketing@ e developers@, ou tenha alguém lendo info@ a cada hora que encaminhe esses e-mails para a pessoa certa.
- Use um sistema de emissão de bilhetes para o qual os e-mails chegam, como Intercom ou Zendesk, onde os administradores podem ver os tempos de resposta e os bilhetes abertos.
- Não apague os endereços de e-mail de colegas que se demitem - em vez disso, reencaminhe-os para info@company.com.
- Acostume-se a delegar/encaminhar e-mails em vez de procrastinar as respostas.
- Descreva as newsletters que já não lê, pois lutam pela sua atenção das coisas importantes.
- Adicione uma assinatura nos seus e-mails com outras formas de o contactar, por exemplo, Telefone (chamada/SMS), Skype, Viber, WhatsApp, Messenger e LinkedIn.
- Não guarde os emails "concluídos" - arquive-os ou apague-os imediatamente para os tirar de vista.
- Se usa o Gmail, use o Filtro para colocar os emails em pastas diferentes e "estrela amarela" os importantes.
- Permaneça e-mails para mais tarde se forem considerados menos críticos.
- Use o Zapier para enviar mensagens SMS quando e-mails específicos estiverem a chegar ao seu Gmail.
