Cómo configurar la empresa para una mejor comunicación con compañeros y clientes.
La comunicación lo es todo. Pasar por alto información importante puede costarte mucho dinero, directa o indirectamente, a veces sin saberlo.
Operar un espacio de coliving tú solo facilita la comunicación interna entre tú y los clientes, pero una vez que aumentas la plantilla a dos o más, se complican un poco las cosas, principalmente si esas personas se encuentran en zonas horarias diferentes.
La comunicación con el mundo exterior puede ser complicada: la gente deja las empresas sin avisar de su sustitución, los correos electrónicos se envían automáticamente a la carpeta de spam o quizás tu hijo borra tus mensajes por diversión. ¿Qué ocurre cuando alguien de tu empresa se pone enfermo de forma inesperada, pierde la concentración o está de vacaciones? Tal vez pierden su teléfono o renuncian inesperadamente, y usted no puede acceder a sus correos electrónicos de trabajo?
10 maneras de minimizar la posibilidad de que la información se pierda.
- Opere utilizando direcciones de correo electrónico descriptivas, como bookings@company.com, sales@, marketing@ y developers@, o tenga a alguien leyendo info@ cada hora que luego reenvíe estos correos electrónicos a la persona correcta.
- Utilice un sistema de tickets al que lleguen los correos electrónicos, como Intercom o Zendesk, donde los administradores pueden ver los tiempos de respuesta y los tickets abiertos.
- No elimine las direcciones de correo electrónico de los compañeros que renuncian; en su lugar, reenvíelas a info@company.com.
- Acostúmbrese a delegar/reenviar correos electrónicos en lugar de procrastinar las respuestas.
- Dese de suscribir a boletines de noticias que ya no lee, ya que luchan por su atención de las cosas importantes.
- Añada una firma en sus correos electrónicos con otras formas de ponerse en contacto con usted, por ejemplo, Teléfono (llamada/SMS), Skype, Viber, WhatsApp, Messenger y LinkedIn.
- No guardes correos electrónicos "completados": archívalos o elimínalos inmediatamente para perderlos de vista.
- Si usas Gmail, utiliza Filtro para colocar los correos electrónicos en diferentes carpetas y poner una "estrella amarilla" a los importantes.
- Snooze emails para más tarde si se consideran menos críticos.
- Utiliza Zapier para enviar mensajes SMS cuando lleguen emails específicos a tu Gmail.
