Comment aménager l'entreprise pour mieux communiquer avec ses collègues et ses clients.
La communication, c'est tout. Manquer une information importante peut vous coûter beaucoup d'argent, directement ou indirectement, parfois sans le savoir.
L'exploitation d'un espace de coliving par vous-même facilite la communication interne entre vous et les clients, mais dès que vous augmentez l'effectif à deux ou plus, cela complique légèrement les choses, surtout si ces personnes se trouvent dans des fuseaux horaires différents.
La communication avec le monde extérieur peut être délicate : des personnes quittent l'entreprise sans vous avertir de leur remplacement, des courriers électroniques sont automatiquement envoyés dans le dossier spam ou votre enfant supprime peut-être vos messages pour le plaisir. Que se passe-t-il lorsque des membres de votre entreprise prennent un congé de maladie imprévu, perdent leur concentration ou sont en vacances ? Peut-être perdent-ils leur téléphone ou démissionnent-ils inopinément, et vous ne pouvez plus accéder à leurs courriels professionnels ?
10 façons de minimiser le risque de perte d'informations.
- Utilisez des adresses électroniques descriptives, comme bookings@company.com, sales@, marketing@ et developers@, ou demandez à quelqu'un de lire info@ toutes les heures et de transférer ces courriels à la bonne personne.
- Utilisez un système de billetterie dans lequel les courriels arrivent, comme Intercom ou Zendesk, où les administrateurs peuvent voir les temps de réponse et les billets en cours.
- Ne supprimez pas les adresses électroniques des collègues qui ont démissionné - transférez-les plutôt à info@company.com.
- Prenez l'habitude de déléguer/transférer les courriels au lieu de remettre à plus tard les réponses.
- Désabonnez-vous des lettres d'information que vous ne lisez plus, car elles vous empêchent de vous concentrer sur les choses importantes.
- Ajoutez une signature dans vos courriels avec d'autres moyens de vous contacter, par exemple, Téléphone (appel/SMS), Skype, Viber, WhatsApp, Messenger et LinkedIn.
- Ne conservez pas les courriels "terminés" - archivez-les ou supprimez-les immédiatement pour les faire disparaître.
- Si vous utilisez Gmail, utilisez le filtre pour classer les courriels dans différents dossiers et mettre une "étoile jaune" sur les courriels importants.
- Snooze les emails pour plus tard s'ils sont jugés moins critiques.
- Utilisez Zapier pour envoyer des messages SMS lorsque des emails spécifiques arrivent dans votre Gmail.
