التواصل

كيفية إعداد الشركة من أجل تواصل أفضل مع زملاء العمل والعملاء.

الاتصال هو كل شيء. يمكن أن يكلفك فقدان معلومات مهمة الكثير من المال، إما بشكل مباشر أو غير مباشر، وأحيانًا دون أن تدري.

تشغيل مساحة عمل مشتركة بمفردك يجعل من السهل التواصل الداخلي بينك وبين الضيوف، ولكن بمجرد زيادة القوى العاملة إلى اثنين أو أكثر، فإن ذلك يجعل الأمور أكثر تعقيدًا بعض الشيء، خاصة إذا كان هؤلاء الأشخاص موجودين في مناطق زمنية مختلفة.

قد يكون التواصل مع العالم الخارجي صعبًا - حيث يترك الأشخاص الشركات دون إخطارك باستبدالهم، أو يتم دفع رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا إلى مجلد الرسائل غير المرغوب فيها، أو ربما يقوم ابنك بحذف رسائلك من أجل المتعة. ماذا يحدث عندما يأخذ الأشخاص في شركتك إجازة مرضية غير متوقعة أو يفقدون تركيزهم أو يكونون في عطلة؟ ربما يفقدون هاتفهم أو يستقيلون بشكل غير متوقع، ولا يمكنك الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بعملهم؟

10 طرق لتقليل فرصة ضياع المعلومات.

1. استخدم عناوين بريد إلكتروني وصفية، مثل bookings@company.com، والمبيعات@، والتسويق@، والمطورين@، أو اجعل شخصًا ما يقرأ المعلومات@ كل ساعة ثم يقوم بإعادة توجيه هذه الرسائل إلى الشخص المناسب.
2. استخدم نظام تذاكر تذاكر تأتي إليه رسائل البريد الإلكتروني، مثل Intercom أو Zendesk، حيث يمكن للمشرفين رؤية أوقات الاستجابة والتذاكر المفتوحة.
3. لا تحذف عناوين البريد الإلكتروني من الزملاء الذين استقالوا من العمل - بدلاً من ذلك، قم بإعادة توجيهها إلى info@company.com.
4. تعود على تفويض/إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني بدلاً من تأجيل الردود.
5. قم بإلغاء الاشتراك في الرسائل الإخبارية التي لم تعد تقرأها، لأنها تحارب انتباهك عن الأشياء المهمة.
6. أضف توقيعًا في رسائلك الإلكترونية مع طرق أخرى للاتصال بك مثل, الهاتف (مكالمة/رسائل نصية قصيرة)، سكايب، فايبر، واتساب، ماسنجر، ولينكد إن.
7. لا تحتفظ برسائل البريد الإلكتروني "المكتملة" - قم بأرشفتها أو حذفها على الفور لإبعادها عن الأنظار.
8. إذا كنت تستخدم Gmail، استخدم عامل التصفية لوضع رسائل البريد الإلكتروني في مجلدات مختلفة و"النجمة الصفراء" للمهم منها.
9. تأجيل رسائل البريد الإلكتروني لوقت لاحق إذا كانت تعتبر أقل أهمية.
10. استخدم Zapier لإرسال رسائل نصية قصيرة عند ورود رسائل بريد إلكتروني محددة إلى Gmail.