Communicatie

Hoe het bedrijf in te richten voor betere communicatie met teamgenoten en klanten.

Communicatie is alles. Het missen van belangrijke informatie kan je veel geld kosten, direct of indirect, soms zonder dat je het weet.

Het zelf runnen van een coliving-ruimte maakt de interne communicatie tussen jou en gasten gemakkelijk, maar zodra je het personeelsbestand uitbreidt naar twee of meer personen, wordt het iets ingewikkelder, vooral als die mensen zich in verschillende tijdzones bevinden.

Communicatie met de buitenwereld kan lastig zijn - mensen verlaten bedrijven zonder u op de hoogte te stellen van hun vervanging, e-mails worden automatisch in de spammap geplaatst of misschien verwijdert uw kind uw berichten voor de lol. Wat gebeurt er als mensen in je bedrijf een onverwachte ziektedag nemen, hun concentratie verliezen of op vakantie zijn? Misschien raken ze hun telefoon kwijt of nemen ze onverwacht ontslag, waardoor je geen toegang meer hebt tot hun werkmails?

10 manieren om de kans dat informatie verloren gaat te minimaliseren.

1. Gebruik beschrijvende e-mailadressen, zoals bookings@company.com, sales@, marketing@ en developers@, of laat elk uur iemand info@ lezen die deze e-mails vervolgens doorstuurt naar de juiste persoon.
2. Gebruik een ticketsysteem waar e-mails in terechtkomen, zoals Intercom of Zendesk, waar beheerders responstijden en openstaande tickets kunnen zien.
3. Verwijder e-mailadressen van collega's die ontslag hebben genomen niet, maar stuur ze door naar info@company.com.
4. Wen aan het delegeren/doorsturen van e-mails in plaats van het uitstellen van reacties.
5. Uittschrijven voor nieuwsbrieven die u niet meer leest, omdat ze uw aandacht afleiden van de belangrijke dingen.
6. Een handtekening toevoegen in uw e-mails met andere manieren om contact met u op te nemen, bijv, Telefoon (bellen/SMS), Skype, Viber, WhatsApp, Messenger en LinkedIn.
7. Bewaar geen "voltooide" e-mails - archiveer of verwijder ze onmiddellijk om ze uit het zicht te houden.
8. Als je Gmail gebruikt, gebruik dan Filter om e-mails in verschillende mappen te plaatsen en "geef de belangrijke e-mails een gele ster".
9. Snooze e-mails voor later als ze als minder belangrijk worden beschouwd.
10. Gebruik Zapier om sms-berichten te verzenden wanneer specifieke e-mails binnenkomen in uw Gmail.