Comunicación

Cómo configurar la empresa para una mejor comunicación con compañeros y clientes.

La comunicación lo es todo. Pasar por alto información importante puede costarte mucho dinero, directa o indirectamente, a veces sin saberlo.

Operar un espacio de coliving tú solo facilita la comunicación interna entre tú y los clientes, pero una vez que aumentas la plantilla a dos o más, se complican un poco las cosas, principalmente si esas personas se encuentran en zonas horarias diferentes.

La comunicación con el mundo exterior puede ser complicada: la gente deja las empresas sin avisar de su sustitución, los correos electrónicos se envían automáticamente a la carpeta de spam o quizás tu hijo borra tus mensajes por diversión. ¿Qué ocurre cuando alguien de tu empresa se pone enfermo de forma inesperada, pierde la concentración o está de vacaciones? Tal vez pierden su teléfono o renuncian inesperadamente, y usted no puede acceder a sus correos electrónicos de trabajo?

10 maneras de minimizar la posibilidad de que la información se pierda.

1. Opere utilizando direcciones de correo electrónico descriptivas, como bookings@company.com, sales@, marketing@ y developers@, o tenga a alguien leyendo info@ cada hora que luego reenvíe estos correos electrónicos a la persona correcta.
2. Utilice un sistema de tickets al que lleguen los correos electrónicos, como Intercom o Zendesk, donde los administradores pueden ver los tiempos de respuesta y los tickets abiertos.
3. No elimine las direcciones de correo electrónico de los compañeros que renuncian; en su lugar, reenvíelas a info@company.com.
4. Acostúmbrese a delegar/reenviar correos electrónicos en lugar de procrastinar las respuestas.
5. Dese de suscribir a boletines de noticias que ya no lee, ya que luchan por su atención de las cosas importantes.
6. Añada una firma en sus correos electrónicos con otras formas de ponerse en contacto con usted, por ejemplo, Teléfono (llamada/SMS), Skype, Viber, WhatsApp, Messenger y LinkedIn.
7. No guardes correos electrónicos "completados": archívalos o elimínalos inmediatamente para perderlos de vista.
8. Si usas Gmail, utiliza Filtro para colocar los correos electrónicos en diferentes carpetas y poner una "estrella amarilla" a los importantes.
9. Snooze emails para más tarde si se consideran menos críticos.
10. Utiliza Zapier para enviar mensajes SMS cuando lleguen emails específicos a tu Gmail.